Attendance Procedures 

Check Out (Leaving school early) Policy & Checking In (Arriving to school late) Policy

All students arriving to school following the 7:00am tardy bell will report to the Attendance Office (RM# 1.104) near the front of the school. All students arriving late to school should be dropped off in the front of the school. Parents/Guardians are NOT required to check their child into school, however, parents/guardians must provide documentation.

To be considered for an excused check in:

• the parent/guardian MUST provide a signed note (through email MHS.attendance@gcpsk12.org or physical copy) with the date, reason for lateness, and a phone number for follow-up. All emails must come from an authorized email address in the student's profile.

or

• the student must provide medical or court documentation excusing tardiness to school

Please note that students who miss more than half of their classes will be considered absent for the entire day even if they check into school late. 

ALL students leaving school early MUST check out in the attendance office. CHECK OUTs end at 1:15 pm. To check students out of school, parents/guardians must come to the attendance office near the front of the school and provide government-issued identification (driver's license, state issued ID, passport, etc.). Our attendance officials will verify identification and call the student to the front of the school to leave. Only authorized individuals in the student's file will be allowed to check out the student.

• All checkouts are considered unexcused unless medical or court documentation is provided.

• Check outs end at 1:15 pm. After 1:15 pm, we are preparing for dismissal and will not be able to check students out. It is important that parents/guardians do NOT arrive after 1:15pm for check outs as they will block the buses from being able to enter the bus lane.

• Please advise: Meadowcreek is a large building and it may take your student about 10-15 minutes to travel to the front of the school. We appreciate your patience.

Absences from School

Gwinnett County Board of Education Policy states that students will be excused from school under the following circumstances:

• Personal illness: individuals whose attendance in school will endanger their health or the health of others. Medical documentation may be required upon the return to school for the purpose of validating a serious or extended illness.

• Serious illness or death in the immediate family, formal documentation of a funeral brochure, program, or obituary is required to be excused.

• Doctor/Dentist/other healthcare professional appointment, a doctor, dental, or other healthcare provider documentation is required to be excused.

• Recognize a county approved religious holiday.

• Students under orders of a government agency, a court or government mandated paper are required to be excused.

• Voter Registration (18 years or older) or voting

• Service as a page in the Georgia General Assembly

• Conditions rendering school attendance impossible or hazardous to student’s health or safety

• A student misses school to spend time with active duty combat-zone parent(s) who are about to leave for overseas deployment or who are between military deployments.

• For an absence to be excused, the student must bring a signed note from a parent or guardian or formal documentation stating the reason for the absence within 5 days of returning to school to the Attendance Office (rm#1.104 near the front of the school). Please make sure to include the following information in the note:

  • Student's contact name

  • Student ID#

  • The date(s) of absence

  • Reason for the absence

  • Parent's/guardian’s full name and contact number.

• Parent notes will be accepted for up to ten (10) days to excuse absences. After that, formal documentation is required to excuse absences.

• Formal medical documentation may be required for the purpose of validating a serious illness or extended illness.

• Should your child need to miss 2 or more days of school, please contact the Attendance Office at mhs.attendance@gcpsk12.org. When emailing the attendance office, please include your full name, your child's full name, and student ID number (if available).

• It is the student's responsibility to inquire about any missed work during their absence. Parents/Guardians can also contact teachers directly regarding making up missed assignments.

Excessive Absences Policy

• Chronic absenteeism affects a student’s ability to learn and succeed in school.

• School-approved field trips/activities, medically documented absences, and suspensions will NOT count towards excessive absences.

• Students with chronic illness – Students with a chronic medical condition must present medical documentation of the condition and at least one doctor note before parent notes will be accepted for absences.

• If a student has a serious medical or legal problem, the student’s parent/guardian should notify the attendance office (mhs.attendance@gcpsk12.org).

HOUSE BILL 1190

Section 10. Minimum Number of Unexcused Absences Notification

A school system must notify the parent or guardian of a child under 16 after five unexcused absent days. Public schools must provide the parent, guardian, or person having control or charge of each child enrolled in a public school a written summary of possible consequences and penalties for failing to comply with the compulsory attendance law. The parent, guardian, or person having control or charge of the child shall sign a statement indicating receipt of the possible consequences and penalties.

Additionally, parents and students should be aware that the passage of HB1190 places specific restrictions and requirements on individuals under the age of 18 who apply for or already possess an instructional permit or driver’s license. Please see the document. “Teens Must Stay In School To Keep Driver’s License” on the Georgia.gov website for more detailed information concerning the possible consequences for both students and parents who are in violation of HB 1190.

Attendance Office Contact Information

Robyn Chuck

Attendance Lead

robyn.chuck@gcpsk12.org

Jose Rodriguez

Attendance Clerk

jose.g.rodriguez@gcpsk12.org

Chad Charoenlap

Attendance AP

chad.charoenlap@gcpsk12.org

You can also access the Meadowcreek High School Attendance Policy in English here or La Asistencia en español aquí

Procedimiento de Registro (cuando llegan tarde a la escuela)

Todos los estudiantes que lleguen a la escuela después de la campana de tardanza de las 7:00 am se reportarán a la Oficina de Asistencia (RM# 1.104) ubicada en la entrada principal de la escuela. Todos los estudiantes que lleguen tarde a la escuela deben dejarse en la entrada principal de la escuela. Los padres/tutores NO están obligados a registrar a su hijo en la escuela, sin embargo, los padres/tutores deben proporcionar documentación.

Para ser considerado como un registro  justificado:

• El padre/tutor DEBE proporcionar una nota firmada (a través del correo electrónico MHS.attendance@gcpsk12.org o una copia física) con la fecha, el motivo de la tardanza y un número de teléfono para el seguimiento. Todos los correos electrónicos deben provenir de una dirección de correo electrónico autorizada en el perfil del estudiante. 

o

• El estudiante debe proporcionar documentación médica o judicial que justifique la tardanza a la escuela.

Tenga en cuenta que los estudiantes que pierdan la mitad de sus clases se considerarán ausentes durante todo el día, incluso si llegan tarde a la escuela. 

Procedimiento de Salida (cuando salen temprano de la escuela)

TODOS los estudiantes que salen temprano de la escuela DEBEN pasar a registrarse en la oficina de asistencia. Los CHECK OUT finalizan a las 1:15 pm. Para retirar a los estudiantes de la escuela, los padres/tutores deben presentarse en la oficina de asistencia cerca de la entrada principal de la escuela y proporcionar una identificación emitida por el gobierno (licencia de conducir, identificación emitida por el estado, pasaporte, etc.). Nuestros oficiales de asistencia verificarán la identificación y llamarán al estudiante al frente de la escuela para que se vaya. Solo las personas autorizadas en el archivo del estudiante podrán retirar al estudiante.

Todas las salidas se consideran injustificadas a menos que se proporcione documentación médica o judicial.

No hay salidas después de la 1:15 pm. Después de la 1:15 pm, nos estamos preparando para la salida y no podremos retirar a los estudiantes. Es importante que los padres/tutores NO lleguen después de la 1:15 pm para retirar a los estudiantes, ya que bloquearán el acceso a los carriles de autobuses. 

Por favor tomen en cuenta que Meadowcreek es un edificio grande y su hijo puede tardar entre 10 y 15 minutos en llegar al frente de la escuela. Nosotros apreciamos su paciencia.

Ausencias de la Escuela

La Póliza de la Junta de Educación del Condado de Gwinnett establece que los estudiantes serán excusados ​​de la escuela en las siguientes circunstancias:

Enfermedad personal: personas cuya asistencia a la escuela pondrán en peligro su salud o la salud de los demás. Es posible que se requiera documentación médica al regresar a la escuela con el fin de validar una enfermedad grave o prolongada.

Para justificar una enfermedad grave o la muerte de un familiar inmediato, se requiere la documentación formal de un folleto, programa u obituario funerario.

Se requiere una cita con el médico/dentista/otro profesional de la salud, la documentación de un médico, dentista u otro proveedor de atención médica para ser justificado.

• Reconocer un día feriado religioso aprobado por el condado.

• El estudiante bajo las órdenes de una agencia gubernamental, se requiere un documento exigido por la corte o el gobierno para ser excusado.

• Registro de votantes (18 años o más) o votación.

• Servicio de voluntario en la Asamblea General de Georgia.

• Condiciones que hacen que la asistencia a la escuela sea imposible o peligrosa para la salud o seguridad del estudiante.

• Un estudiante pierde el día escolar para pasar tiempo con los padres en servicio activo en la zona de combate que están a punto de irse para un despliegue en el extranjero o que están entre despliegues militares.

Para que una ausencia sea justificada, el estudiante debe traer una nota firmada por un padre o tutor o documentación formal que indique el motivo de la ausencia dentro de los 5 días de regresar a la escuela, esta nota debe  ser entregada a la Oficina de asistencia (salón n.º 1.104 cerca de la Puerta principal de la escuela). Asegúrese de incluir la siguiente información en la nota:

• Nombre del estudiante

• Identificación del Estudiante #

• La(s) fecha(s) de ausencia

• Motivo de la ausencia

• Nombre completo y número de contacto del padre/tutor.

Las notas de los padres se aceptarán hasta por diez (10) días para justificar las ausencias. Después de transcurridos esos días, se requiere documentación formal para justificar las ausencias.

Es posible que se requiera documentación médica formal con el fin de validar una enfermedad grave o una enfermedad prolongada.

Si su hijo necesita ausentarse por 2 o más días de clases, comuníquese con la Oficina de asistencia a mhs.attendance@gcpsk12.org. Cuando envíe un correo electrónico a la oficina de asistencia, incluya su nombre completo, el nombre completo de su hijo y el número de identificación del estudiante (si está disponible).

Es responsabilidad del estudiante preguntar sobre cualquier trabajo perdido durante su ausencia. Los padres/tutores también pueden comunicarse directamente con los maestros para recuperar las tareas perdidas.

Poliza de Ausencias Excesivas

El ausentismo crónico afecta la capacidad del estudiante para aprender y tener éxito en la escuela.

Las excursiones/actividades aprobadas por la escuela, las ausencias médicamente documentadas y las suspensiones NO contarán para las ausencias excesivas.

Estudiantes con enfermedades crónicas: los estudiantes con una condición médica crónica deben presentar documentación médica de la condición y al menos una nota del médico antes de que se acepten las notas de los padres por ausencias.

Si un estudiante tiene un problema médico o legal grave, el padre/tutor del estudiante debe notificar a la oficina de asistencia (mhs.attendance@gcpsk12.org).

House Bill 1190

Sección 10. Número mínimo de notificación de ausencias injustificadas

Un sistema escolar debe notificar al padre o tutor de un niño menor de 16 años después de cinco días de ausencias injustificadas. Las escuelas públicas deben proporcionar al padre, tutor o persona que tenga control o cargo de cada niño matriculado en una escuela pública un resumen escrito de las posibles consecuencias y sanciones por no cumplir con la ley de asistencia obligatoria. El padre, tutor o persona que tenga el control o cargo del niño deberá firmar una declaración indicando el recibo de las posibles consecuencias y sanciones.

Asi mismo, los padres y los estudiantes deben saber que la aprobación de la HB1190 impone restricciones y requisitos específicos a las personas menores de 18 años que solicitan o ya poseen un permiso para conducir o una licencia de conducir. Por favor vea el documento. "Los adolescentes deben permanecer en la escuela para mantener la licencia de conducir" en el sitio web de Georgia.gov para obtener información más detallada sobre las posibles consecuencias tanto para los estudiantes como para los padres que infrinjan la ley HB 1190.

Información de contactos de la oficina de asistencia

Robyn Chuck

Attendance Lead

robyn.chuck@gcpsk12.org

José Rodríguez

Attendance Clerk

jose.g.rodriguez@gcpsk12.org

Chad Charoenlap

Attendance Assistance Principal

chad.charoenlap@gcpsk12.org

You can also access the Meadowcreek High School Attendance Policy in English here or La Asistencia en español aquí